Ensi vuoden IT-budjetin tärkeät päätökset tehdään nyt
Hyvä IT-budjetti perustuu näkyvyyteen kustannuksista, sopimuksista, riskeistä ja kehitystarpeista.
IT:n kehityspäätöksiä tehdään ympäri vuoden. Syksyllä moni niistä tulee samaan pöytään: mitä kuluvan vuoden IT-investoinneilla saatiin aikaan, mitä pitää korjata ja mihin ensi vuoden rahat käytetään.
Liian usein ensimmäinen kysymys jää väliin. Budjetti rakentuu edellisen vuoden riveille, vaikka liiketoiminnan tarpeet, sopimukset, järjestelmät ja riskit ovat muuttuneet.
Monessa yrityksessä IT:llä on budjetti, palvelut ja toimittajat, mutta ei yhteistä tavoitetta. Silloin ensi vuoden suunnitelma alkaa helposti rakentua ylläpidon ja toimittajien ehdotusten ympärille.
Roivolla lähdemme toisesta suunnasta. Ensin määritetään, mitä liiketoiminta tarvitsee IT:ltä. Sen jälkeen päätetään, mitä ylläpidetään, mitä kehitetään ja mistä luovutaan.
Tekninen velka ei katoa vaikenemalla
Ajan myötä kertyy teknistä velkaa: vanhentuvia järjestelmiä, puutteellisesti kuvattuja ratkaisuja ja väliaikaisiksi jääneitä toimintatapoja. Velka kuuluu johdettaviin asioihin siinä missä kustannukset, sopimukset ja kehityshankkeet.
Jokainen korjausliike vaatii kolme asiaa.
Budjetin. Suunniteltu korjaus on helpompi hallita kuin kiireessä tehtävä pakollinen investointi.
Tiekartan. Mitä tehdään, missä järjestyksessä ja kuka vastaa.
Muutosjohtamista. Uusi järjestelmä ei tuota tavoiteltua hyötyä, jos ihmiset eivät ota sitä osaksi arjen työtä.
Velka ei jää tekniseksi kysymykseksi. Se näkyy kustannuksissa, työn sujuvuudessa, tietoturvassa ja pahimmillaan liiketoiminnan jatkuvuudessa.
Budjettikierros on tilaisuus haastaa nykytila
Jos budjetti rakentuu edellisen vuoden riveille, myös vanhat valinnat siirtyvät helposti mukana.
Ennen lukujen lukitsemista kannattaa vastata ainakin viiteen kysymykseen.
Mihin IT-raha jakautuu? Erottele ylläpito, pakolliset elinkaaripäivitykset ja kehittäminen. Jos jakoa ei tunneta, myös budjetin priorisointi perustuu puutteelliseen tietoon.
Mitkä sopimukset sitovat ensi vuoden kustannuksia? Tarkista jatkokaudet, irtisanomisajat, hinnankorotukset ja lisenssimäärät. Osa ensi vuoden kustannuksista ratkeaa jo ennen vuodenvaihdetta.
Miten toimittajalta saatavaa vastinetta mitataan? Hinta ei yksin kerro palvelun arvosta. Tarkastele palvelutasoa, laatua, reagointikykyä, kehitystyötä ja liiketoiminnalle syntyvää hyötyä.
Hyödynnetäänkö nykyisiä järjestelmiä riittävästi? Selvitä, mitä järjestelmiä käytetään, mitä ominaisuuksia jää käyttämättä, missä tehdään rinnakkaista työtä ja mitä hoidetaan edelleen käsin. Selvitä myös, osaavatko käyttäjät hyödyntää järjestelmien keskeisiä ominaisuuksia. Käyttämätön teknologia on kustannus, ei investointi.
Tukeeko IT ensi vuoden liiketoimintatavoitteita? Kysy tämä liiketoiminnalta. Kasvu, uudet palvelut, automaatio, tiedolla johtaminen ja tekoälyn hyödyntäminen asettavat IT:lle erilaisia vaatimuksia kuin nykytilan ylläpito.
Näiden rinnalla kannattaa kysyä vielä yksi kysymys, joka jää budjettikokouksissa useimmin esittämättä. Missä teknologia säästää tällä hetkellä työtä, aikaa tai rahaa, ja missä sen pitäisi tehdä sitä enemmän?
Kysymys "mitä IT maksaa" on helppo. Kysymys "mitä sillä saadaan aikaan" ohjaa päätöksiä paremmin.
Tilannekuva kannattaa tarkistaa ennen lukujen lukitsemista
Budjetti syntyy joka tapauksessa ja kulut juoksevat riippumatta siitä, kuinka hyvin nykytila tunnetaan. Oleellinen kysymys on, perustuvatko ensi vuoden päätökset tietoon vai edellisen vuoden riveihin.
Roivo on IT-johtamisen kumppani yrityksille, joilla ei ole omaa tietohallintojohtajaa. Työ etenee kolmessa vaiheessa, ja jokainen niistä on käyttökelpoinen myös yksinään.
Pikatesti antaa suunnan. Kolme minuuttia, kysymykset vastuista, kustannuksista ja riskeistä. Tulos heti ruudulle. Testi ei ratkaise mitään, mutta se kertoo, mistä keskustelu kannattaa aloittaa.
CIO 360 -kartoitus antaa tilannekuvan. Käymme läpi 11 IT-johtamisen osa-aluetta: kustannukset, sopimukset, toimittajat, järjestelmät, tietoturva, jatkuvuus, data ja vastuut. Näet, missä ovat keskeiset riskit ja kehityskohteet, mihin kannattaa tarttua ensin ja mitä huomioida seuraavan vuoden budjetissa. Kartoituksen tulos on kirjoitettu johdolle, ei IT-osastolle.
IT-johtaja palveluna vie asiat maaliin. Osa-aikainen tietohallintojohtaja sovitulla panoksella. Käytännössä tämä tarkoittaa budjetin ja tiekartan rakentamista, toimittajien johtamista ja kilpailuttamista, kehityshankkeiden läpivientiä ja sitä, että joku vastaa kokonaisuudesta myös silloin kun mitään ei ole rikki.
Kartoitusta ei tarvita, jos talossa on jo ajantasainen kuva kustannuksista, sopimuksista ja vastuista ja jokaisella kehityskohteella on nimetty omistaja. Silloin työ on tehty. Useimmiten kuva on olemassa osittain, ja juuri ne puuttuvat osat ratkaisevat ensi vuoden budjetin.
Aloita pikatestistä. Kolme minuuttia, ei sitoumuksia.
Jos haluat käydä tilanteen läpi suoraan, varaa 30 minuutin keskustelu: myynti@roivo.fi
Kommentit