Onko IT-ympäristönne kallis musta laatikko? Tarvitseeko yritys henkilön, joka osaa tulkata IT:n vaatimaa kieltä selkokielelle?

Hei, olen Jarno Rovio. Olen viettänyt viimeiset 16 vuotta suomalaisten yritysten tietohallinnon konehuoneissa, ja olen nähnyt saman tarinan toistuvan kerta toisensa jälkeen. Liiketoimintajohto istuu palaverissa ja katsoo IT-budjetin numeroita. Summat ovat suuria, mutta kukaan ei oikeasti tiedä, mitä rahalla saadaan. IT on muuttunut strategisesta kumppanista kalliiksi ja monimutkaiseksi mustaksi laatikoksi.

Kuulostaako tutulta? Jos kyllä, et ole yksin. Tämä tietämättömyys ei ole vain turhauttavaa, se on myös äärimmäisen kallista. Olen urani aikana tunnistanut kolme yleisintä kipupistettä, jotka syntyvät tästä tilanteesta.

1. Piilevät kustannukset: Maksatteko turhasta (lisenssit, it-ulkoistus, kehityshankkeet)?

Ilman selkeää, liiketoiminnan kielelle käännettyä kuvaa sopimuksista, lisensseistä ja palveluista yritys maksaa lähes aina turhasta. Olen nähnyt kymmeniä kertoja, miten päällekkäiset järjestelmät, pölyttyvät ja käyttämättömät ohjelmistolisenssit sekä vanhentuneet, markkinahinnat ylittävät palvelusopimukset syövät katetta kymmeniä, jopa satoja tuhansia euroja vuodessa. Se on rahaa, joka valuu suoraan viemäriin.

Selkeä IT-strategia pitkäaikaisilla tavoitteilla auttaa selkeyttämään ymmärrystä tulevista kustannuksista. Strategia ei ole myöskään kertaluonteinen, vaan jatkuva dyynaminen strategia, jossa ymmärrys kustannuksista on avainasemassa.

2. Tuntematon kyberriski: Nukutteko yönne rauhassa?

Johto usein uskoo, että tietoturva on "kunnossa" ja palautumissuunnitelmat olemassa. Todellisuudessa tilanne voi olla täysin toinen. Kriittiset järjestelmät voivat olla alttiina hyökkäyksille vanhentuneiden laitteiden, puutteellisen käyttöoikeushallinnan tai olemattoman katastrofisuunnitelman vuoksi. Yksi onnistunut kiristyshaittaohjelma” ei ole enää tekninen ongelma – se on liiketoiminnan katastrofi, joka voi halvaannuttaa toimintanne viikoiksi ja maksaa huomattavia summia rahaa. Pahimmassa tapauksessa data on lukittuna “kryptolocker”-ohjelmalle ja datan varmistuksissa ei ole palautumiskykyä.

Oikeaoppinen palautumissuunnitelma eli disaster recovery voi helpottaa ymmärtämään, ettei kiristysohjelma ole yritykselle showstopper. Se ei ole pelkkä auditointi varmistuskyvykkyydestä, vaan todistus järjestelmien palautumiskyvykkyydestä.

3. Strateginen jarru: Onko IT mahdollistaja vai hidaste?

Klassinen kysymys, omistaako liiketoiminta järjestelmät vai tietohallinto? Kuka tekee investointipäätökset tai seuraa kustannuksia? Tämä on ehkä suurin aihe kaikista. Kun IT:n todellista kyvykkyyttä ei tunneta, sitä ei osata hyödyntää strategisena voimavarana liiketoiminnassa, eli sieltä mistä raha tulee taloon.

Liiketoiminnan kasvu, digitalisaatio ja uusien palveluiden kehittäminen hidastuvat tai epäonnistuvat, koska IT-infra ei yksinkertaisesti tue niitä. IT ei olekaan mahdollistaja, vaan jarru, joka estää teitä saavuttamasta täyttä potentiaalianne.

Miten musta laatikko avataan? Läpivalaisu ja korjausleikkaus

Perinteiset ratkaisut – sokea luottamus toimittajiin tai oman IT-henkilöstön ylikuormittaminen – eivät ratkaise ongelman juurisyytä, joka on näkyvyyden puute. Siksi olen kehittänyt kaksivaiheisen mallin, joka tuo selkeyden ja tulokset.

Ensin teemme strategisen läpivalaisun (Roivo IT360 kartoitus). Tämä ei ole perinteinen IT-auditointi, joka tuottaa listan teknisiä yksityiskohtia. Se on läpivalaisu, joka kääntää teknologian johdon ymmärtämälle kielelle: euroiksi, riskeiksi ja mahdollisuuksiksi. Ainoa tuotteemme on totuus.

Sitten, jos tarve vaatii, teemme korjausleikkauksen (Roivo Interim CIO). Diagnoosi on arvoton ilman hoitoa. Kun läpivalaisu on paljastanut ongelmien juurisyyt, kokenut ammattilainen astuu taloon ja ottaa operatiivisen vastuun muutoksen läpiviennistä. Emme vain neuvo, vaan teemme.

Esimerkki elävästä elämästä

Hiljattain teimme läpivalaisun noin 200 hengen yritykselle. He epäilivät, mutta uskoivat kaiken olevan kunnossa. Löysimme  satojen tuhansien eurojen vuotuiset riskit IT:ssä.

Ympäristön kehitys tai liiketoiminnan tuottavuus ei ollut enää ajantasalla, jonka seurauksena tehtiin laaja kehityssuunnitelma koko IT-ympäristön osalta. Ympäristö jaettiin kolmeen selkeään osaan, jonka seurauksena kokonaisuus oli helpompi hallita. Korjausleikkauksen jälkeen säästöjä syntyi ja mutta tärkein asia oli turvata liiketoiminnan jatkuvuus. Investointi palveluumme maksoi itsensä takaisin alle puolessa vuodessa.

On aika tehdä päätös

Voitte jatkaa arvailemista ja toivoa parasta. Tai voitte tehdä tietoon perustuvan päätöksen ja ottaa IT-ympäristönne ja -kustannuksenne todella haltuun.

Jos haluatte keskustella luottamuksellisesti siitä, miten tämä malli voisi toimia teidän yrityksessänne, olen käytettävissänne 15 - 45 minuutin sparraukseen ilman sitoumuksia.

Se on yhden soiton päässä.

Jarno Rovio, 050 44 79 660

jarno.rovio@roivo.fi